WELII COLOMBIA S.A.S
POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
MARZO DE 2021
POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus
Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales
aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la
organización.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:
WELII COLOMBIA S.A.S, sociedad comercial identificada con NIT No.
900723696 - 3, se constituye como una empresa cuyo objeto social consiste en
prestar servicios de proveer plataformas de software y de almacenamiento para
hospitales, empresas y/o personas naturales que necesiten un desarrollo
especifico en sus campos.
DIRECCIÓN FÍSICA: Calle 81 #11-08 de la ciudad de Bogotá
CORREO ELECTRÓNICO: habeasdata@welii.com
PÁGINA WEB: https://www.welii.com/
TELÉFONO: (031) 7563382
2. OBJETIVO
La presente Política establece las directrices generales para la protección y el
tratamiento de datos personales al interior de WELII COLOMBIA S.A.S
permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable
y Titulares con relación al tratamiento de su información; informar a los Titulares
de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y
los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.
3. ALCANCE
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a
todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean
objeto de tratamiento por parte del WELII COLOMBIA S.A.S, como responsable
del tratamiento de datos personales.
4. DEFINICIONES
Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y
rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos
de datos de naturaleza pública o privada.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a
una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para
llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro
formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con
el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los
derechos de otra persona.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS
PERSONALES
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes
principios rectores:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento
a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe
sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima
de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no
podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe
ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se
prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que
induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho
del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del
tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo
podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas
previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el
Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley
de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento,
pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los
términos de la misma.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de
aquellos que les otorgue la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del
tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre
otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento
salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del
tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos
personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen,
adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales
y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia
de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable
o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012,
por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal de WELII
COLOMBIA S.A.S, recolectará la autorización previa e informada del Titular o
su representante legal en el caso de los menores de edad, la cual podrá ser
obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. DEBERES DE WELII COLOMBIA S.A.S COMO RESPONSABLE DEL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
WELII COLOMBIA S.A.S como responsable del tratamiento de datos
personales, cumplirá los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular y a sus representantes legales, en todo tiempo, el
pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el titular y/o representante legal.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del
tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado
del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente
al Encargado del tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente
datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con
lo previsto en la presente ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las
condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados
en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar
el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de
consultas y reclamos.
l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información
se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
9 POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES.
9.1 Tratamiento de datos personales de Trabajadores:
WELII COLOMBIA S.A.S, recolecta los datos personales de sus Trabajadores
los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y solo serán
revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una
Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
empleados de la empresa serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana
a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades
colombianas o extranjeras competentes.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con el
Empresa.
c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador,
en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el
denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST).
d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
e) Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la
Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo
de sanción impuesta a los colaboradores.
f) Contactar a familiares en casos de emergencia.
g) Dar gestión y control a la nómina
h) Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
i) Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones
de los trabajadores.
j) Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores
k) Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su gina
web como soporte de las actividades realizadas.
l) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa.
m) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
n) Tomar imágenes y fotográficas necesarias para el reconocimiento del
trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los
servicios desarrollados.
o) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines
comerciales relacionados con el objeto social de la Empresa.
p) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las
que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y
clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo
de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el
control y coordinación respecto del personal que preste de manera
efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como
posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de
seguridad social.
q) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias
de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la
gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.
r) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que
proporcionen una protección similar a la de Colombia.
s) entrega de la información a terceros encargados de procesos de
evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en
el desarrollo de la relación contractual.
t) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de
los empleados.
u) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras
entre otros.
v) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por
empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.
w) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de
códigos de conducta.
WELII COLOMBIA S.A.S, almacena los datos personales de sus empleados,
incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y
los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano,
con la finalidad de administrar la relación contractual entre el WELII COLOMBIA
S.A.S y el empleado.
WELII COLOMBIA S.A.S trata datos personales sensibles de sus trabajadores
como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidad de
registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para
los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en
todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales
Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.
Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de
aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles
solo serán usados por WELII COLOMBIA S.A.S para los fines antes
mencionados.
Terminada la relación laboral, WELII COLOMBIA S.A.S, procederá a almacenar
todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la
documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo
central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a
medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral
pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación
laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan
necesario el manejo de la información.
De acuerdo a lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la
Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar
cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los
fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se
almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos
protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales,
la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.
9.2 Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas.
WELII COLOMBIA S.A.S, recolecta los datos personales de sus Proveedores y
contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en
su mayoría de datos públicos, es calificada por la empresa como de reserva, y
en el caso de datos privados, solo los revelará con la expresa autorización del
titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los
Proveedores y Contratistas de WELII COLOMBIA S.A.S será:
a) Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los
contratistas.
b) Llevar un control de los aportes realizados al sistema de seguridad social
por parte de los contratistas
c) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y
regulatorias
d) Control y pagos por los bienes y servicios recibidos por los proveedores.
e) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con
los proveedores y los contratistas.
f) Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las
etapas precontractual, contractual y poscontractual.
g) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean
otorgadas por los propios proveedores.
h) Verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión integral de datos
personales y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
por parte del Proveedor o contratista.
WELII COLOMBIA S.A.S, sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los
datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de
selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por
parte de WELII COLOMBIA S.A.S tendrá en todo caso como finalidad verificar
la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este
requisito, WELII COLOMBIA S.A.S devolverá tal información al Proveedor, salvo
cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al tiempo que dure la relación del proveedor y los contratistas con el
Empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias
legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.3 Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de
procesos de selección:
WELII COLOMBIA S.A.S recolecta los datos personales de los candidatos o
aspirantes de los procesos de selección adelantados por la empresa y los
almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo
será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad
Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
aspirantes de los procesos de selección adelantados por WELII COLOMBIA
S.A.S, serán:
a) Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución
transparente del proceso de selección del personal.
b) Envío de comunicaciones programadas por el Empresa para realizar
diferentes pruebas de selección.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del
proceso de selección
d) Verificación de referencias laborales, académicas y personales del
aspirante.
e) Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos
proporcione pasarán a formar parte de un Banco de Talento”, el cual el Empresa
como Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección
en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se
almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias
para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el proceso
de selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un
período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requiera
de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario
el manejo de la información.
9.4 Tratamiento de datos personales de la Página Web y Redes Sociales:
WELII COLOMBIA S.A.S, recolecta y divulga datos biométricos de sus
trabajadores, colaboradores, contratistas y demás terceros a través de su página
web. Dichos datos son almacenados en una base de datos la cual es calificada
por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa
autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos
en página web de WELII COLOMBIA S.A.S serán:
a) Publicidad y prospección comercial de los diferentes productos de
software y servicios ofrecidos por la empresa.
b) Dar atención a todos los requerimientos y solicitudes realizadas por
terceros a través de la página web.
c) Enviar información relacionada con descuentos, nuevos servicios o
información de interés para el tercero.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al pactado a través de la página web y de acuerdo con las circunstancias
legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.5 Tratamiento de datos personales de titulares de capacitaciones,
eventos y/o talleres:
WELII COLOMBIA S.A.S, recolecta los datos personales de sus estudiantes y/o
titulares activos de las capacitaciones realizadas y los almacena en una base de
datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada
con la expresa autorización de su Representante Legal o cuando una Autoridad
Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los titulares
de talleres, eventos y/o capacitaciones activos y no activos de WELII
COLOMBIA S.A.S será:
a) Desarrollar los procesos de capacitaciones de titulares en empresas
públicas y privadas, en caso de ser requeridas.
b) Reportar, actualizar y almacenar la asistencia a empresas públicas y
privadas
c) Realizar la inscripción en concursos, eventos y/o talleres profesionales
d) Conservar información de titulares inactivos con el fin de garantizar su
derecho de consulta de Habeas Data.
e) Dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos presentados por los
titulares activos.
Adicionalmente y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 44 de la C.P. y
de acuerdo con lo indicado por la Corte Constitucional en Sentencia T- 260 de
2012, a continuación, se indican algunas finalidades que por tratarse de datos
sensibles (imagen y voz) el otorgamiento de la autorización para su tratamiento
es de carácter facultativo:
a) Publicar y divulgar las imágenes y voces de los titulares que son
recolectadas en eventos, seminarios y actividades académicas a través
de fotografías o videos, a través de nuestra página web, redes sociales,
portafolios, manuales, cartillas, entre otros.
b) Para llevar control de calidad y seguimiento de las clases y/o
capacitaciones virtuales, cuando por situaciones de fuerza mayor o caso
fortuito WELII COLOMBIA S.A.S no pueda ejecutar clases y/o
capacitaciones de manera presencial.
c) Para salvaguardar y velar por la seguridad e integridad física de los
empleados en la empresa.
Terminada la prestación del servicio, WELII COLOMBIA S.A.S, procederá a
almacenar todos los datos personales que haya obtenido de los titulares y la
documentación generada en desarrollo de la relación contractual en su archivo
interno con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a
medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información contiene
datos de carácter sensible.
9.6 Tratamiento de datos personales de clientes:
WELII COLOMBIA S.A.S recolecta los datos personales de sus clientes y los
almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa como de
reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una
Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes
de WELII COLOMBIA S.A.S serán:
a) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con
los clientes.
b) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y
regulatorias.
c) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información
podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras,
notarías, abogados, etc.
d) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas,
legales, fiscales y regulatorias.
e) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.
f) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual,
contractual y pos contractual.
g) Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa
h) Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en
virtud de la Ley 1581 de 2012.
i) Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
j) Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la
sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben
acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente
sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información
y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.
k) Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera
directa por el cliente a través de los canales de atención.
l) Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos correo
electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o
relacionada con la relación contractual o nuevos proyectos.
m) Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la
finalización de la relación contractual.
n) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
o) Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza
comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de
mercados y cualquier tercero con el cual la empresa posea un vínculo
contractual de cualquier índole
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al tiempo que dure la relación contractual entre el cliente y la Empresa,
y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales
o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
9.7 Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes:
WELII COLOMBIA S.A.S. cuenta con un registro de Prospectos de Clientes,
cuya información a sido recolectada por parte de Empresa prevía autorización
expresa del Titular a través de eventos o a través del diligenciamiento de
solicitudes de cotizaciones por parte de los mismos. WELII COLOMBIA S.A.S.
almacena dicha información en una base de datos la cual es calificada por la
empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del
titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los
Prospectos de Clientes de WELII COLOMBIA S.A.S. serán:
a) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.
b) Enviar información de productos de software y servicios ofertados por la
empresa a las personas interesadas.
c) Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Empresa
para acceder a unos productos de software y/o servicios.
d) Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de
marketing.
e) Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los
titulares.
f) Garantizar el ejercicio de su derecho de Habeas Data (Consultas, quejas
y reclamos sobre actualización, corrección, supresión o eliminación de
datos)
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al pactado con el prospecto a través de una autorización para usar sus
datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las
circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la
información.
9.8 Tratamiento de datos personales de titulares de cursos o Moodle de la
empresa:
WELII COLOMBIA S.A.S, recolecta los datos personales de sus titulares de
cursos y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa
como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o
cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los titulares
activos de WELII COLOMBIA S.A.S serán:
a) Ingresar a los titulares interesados en los cursos que ofrece la compañía
b) Realizar seguimiento y brindar acompañamiento profesional continuo
titular.
c) Conservar información de titulares inactivos con el fin de garantizar su
derecho de consulta de Habeas Data.
d) Dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos presentados por los
titulares activos.
Adicionalmente y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 44 de la C.P. y
de acuerdo con lo indicado por la Corte Constitucional en Sentencia T- 260 de
2012, a continuación, se indican algunas finalidades que por tratarse de datos
sensibles (imagen y voz) el otorgamiento de la autorización para su tratamiento
es de carácter facultativo:
a) Publicar y divulgar las imágenes y voces de los titulares que son
recolectadas en eventos, seminarios y actividades académicas a través
de fotografías o videos, a través de nuestra página web, redes sociales,
portafolios, manuales, cartillas, entre otros.
b) Para llevar control de calidad y seguimiento de las clases virtuales,
cuando por situaciones de fuerza mayor o caso fortuito la empresa no
pueda ejecutar clases de manera presencial.
c) Para salvaguardar y velar por la seguridad e integridad física de los
titulares en los cursos.
Terminada la prestación del servicio, WELII COLOMBIA S.A.S, procederá a
almacenar todos los datos personales que haya obtenido de los titulares y la
documentación generada en desarrollo de la relación contractual en su archivo
interno con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a
medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información contiene
datos de carácter sensible.
9.11 Tratamiento de datos personales de Aprendices SENA:
WELII COLOMBIA S.A.S, recolecta los datos personales de los aprendices
SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresa
como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o
cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los
aprendices SENA de WELII COLOMBIA S.A.S serán:
a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral
colombiana a las entidades patrocinadoras, en especial a lo dispuesto en
la Ley 789 de 2002, así como sus Decretos Reglamentarios.
b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la
empresa.
c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del
proceso de vinculación de aprendices.
d) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa en calidad de
entidad patrocinadora, en relación con las normas de Seguridad y Salud
Ocupacional, y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST).
e) Gestionar y supervisar las funciones desarrolladas por los aprendices.
f) Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa
productiva.
g) Contactar a familiares en casos de emergencia médica o sanitaria.
Como quiera que el contrato de aprendizaje al interior de las entidades
patrocinadoras se enmarca en el ámbito de las relaciones laborales, los
respectivos soportes documentales serán manejados y custodiados por parte de
WELII COLOMBIA S.A.S, como historia laboral por las áreas encargadas de la
administración del Talento Humano.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período
superior al tiempo que dure la relación del postulante con la empresa, que en
ningún caso podrá ser superior a dos (2) años, y el tiempo adicional que se
requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan
necesario el manejo de la información.
10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS
PERSONALES
El Empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de
datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia
Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa
e inequívoca por parte del Titular WELII COLOMBIA S.A.S se asegurará que la
acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los
requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios.
De otro lado, cuando WELII COLOMBIA S.A.S decida realizar Transmisión
Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y
cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las
condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo con
el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y
PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE
LOS TITULARES:
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se
determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos
contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área
encargada de la protección de datos personales en la empresa, área de
gerencia La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo
electrónico: habeasdata@welii.com o a través de comunicación escrita radicada
en la Calle 81 #11-08 de la ciudad de Bogotá.
12. 1 consultas
Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases
de datos de WELII COLOMBIA S.A.S y la empresa se encargará de suministrar
toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con
la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo
de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12.2 Reclamos
Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de
WELII COLOMBIA S.A.S deba ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación
ante WELII COLOMBIA S.A.S, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a WELII
COLOMBIA S.A.S, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos
NECESITA
PRORROGA
COMUNICAR
NUEVA
FECHA
SI
CONSULTA
RESPUESTA
AATA
NO
que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco
(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
En caso de que WELII COLOMBIA S.A.S, reciba un Reclamo del cual no sea
competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al
Titular.
2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva
base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del
mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará
dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al
Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo,
la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
CONTENIDO MÍNIMO DE LA SOLICITUD
Las solicitudes que presente el titular con el fin de realizar una consulta o reclamo
sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas
especificaciones mínimas, en aras de brindar al titular una respuesta clara y
coherente con lo solicitado. Los requisitos de la solicitud son:
NECESITA
PRORROGA
COMUNICAR
NUEVA
FECHA
SI
RESPUESTA
NO
a) Estar dirigida de manera directa a WELII COLOMBIA S.A.S
b) Contener la identificación del Titular (Nombre y Documento de
identificación).
c) Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el
reclamo.
d) El objeto de la petición.
e) Indicar la dirección de notificación del Titular, física y/o electrónica (e-
mail).
f) Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para
reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el
Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad
más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
12.3 Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se
determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una
vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la
empresa.
12.4 Petición de actualización y/o rectificación
WELII COLOMBIA S.A.S rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la
información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al
procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá
allegar la solicitud según los canales dispuestos por la empresa, indicando la
actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación
que soporte tal petición.
13. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización
dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se
encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a WELII
COLOMBIA S.A.S la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la
cual fueron obtenidos.
c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines
para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la
información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros,
archivos, bases de datos o tratamientos realizados por WELII COLOMBIA
S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto WELII COLOMBIA S.A.S
podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales
en los siguientes casos:
a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público,
o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
14. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
WELII COLOMBIA S.A.S, se reserva el derecho de modificar la Política de
Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin
embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares
de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez
(10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o
especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no
continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular
podrá solicitar al Empresa el retiro de su información a través de los canales
indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro
de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual
de tratar los datos.
15. VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 11 de marzo de 2021.